Office Manager

We are looking for an upbeat, enthusiastic and energetic colleague to join our Office Management team.

 

EN version:

Main responsibilities and challenges:

• Performing administrative processes in the office.

• Collecting and scanning outgoing and incoming invoices, receipts, contracts, as well as organizing them into online folders / filing folders, forwarding them to finance.

• Organize and store original invoices and receipts.

• Cash register management - receipts.

• Participation in the preparation of payroll accounting.

• Performing general organizational tasks to ensure the proper operation of the office.

• Receiving and service of guests.

• Meeting room service.

• Receive and send shipments.

• Procurement of consumables used in the office.

• Participating in the organization of corporate events, ordering food, and drink supplement if necessary.

• Travel management of employees.

• Purchase and issue of access cards, technical equipment (laptop, mobile phone, mouse, earphones, furniture).

• Managing asset records, handling attendance sheets, documenting, and filing various statements.

• Contact with the operation of the office building, other external service providers.

• Holidays and sick leave documentation, handling time-sheet records, providing documentation for finance.

• Handling cafeteria records.

• Participate in solving any office equipment problems that may arise.

• Report to management, CEO.

 

Your profile should look like:

• Experience in similar field such as finance, office-management.

• Experience in administrative tasks, account management.

• Up-to-date Excel knowledge.

• Confident English language skills.

• Reliable, accurate and precise personality.

• A well-established, proactive, confident candidate with good communication skills.

 

Why join GuideVision:

• Interesting job for the Elite ServiceNow Partner and Leading Partner in the CEE region.

• Career growth program.

• Technical and Soft-skill trainings, workshops, and certificates.

• Pleasant and informal working environment.

• Flexible working hours, home office.

• The package of additional benefits like Cafeteria, AYCM sport card, accident & life insurance, etc..

• Some of our office benefits like fruit-days, hot-dog & waffle day, massage-bed, well-equipped playing room.

• 2 sick days.

 

Sounds like a great opportunity? We look forward to hearing from you.

 

HU version

Feladatkör:

• Az irodában folyó ügyviteli és adminisztrációs folyamatok elvégzése.

• Kimenő és bejövő számlák, bizonylatok, illetve szerződések gyűjtése és szkennelése, illetve online mappákba / iktató mappákba rendezése, továbbítása pénzügy felé.

• Eredeti számlák és bizonylatok rendszerezése és tárolása.

• Házipénztár kezelése – bizonylatolás.

• Bérszámfejtés előkészítésében való részvétel.

• Az iroda működésének biztosításához szükséges általános szervezési feladatok ellátása.

• Vendégek fogadása, kiszolgálása.

• Tárgyaló termek fogadóképes biztosítása.

• Küldemények fogadása és feladása.

• Az irodában használt fogyó termékek beszerzése.

• Vállalati rendezvények szervezésében való közreműködés, szükség esetén étel – ital bekészítés megrendelése.

• Saját dolgozók utazásának ügyintézése.

• Belépőkártyák, munkaeszközök (laptop, mobiltelefon, egér, fülhallgató, bútorok) beszerzése, kiadása.

• Eszköznyilvántartás vezetése, jelenléti ívek kezelése, különféle nyilatkozatok dokumentálása, iktatása.

• Szabadságok és betegszabadságok, munkaidő nyilvántartásának kezelése, pénzügynek elküldése a bérszámfejtéshez.

• Cafeteria nyilvántartás vezetése.

• Kapcsolattartás az irodaház üzemeltetésével, takarítócéggel, internetszolgáltatóval.

• Esetlegesen felmerülő irodai felszereltséggel kapcsolatos problémák megoldásában való részvétel.

• Beszámolás a felsőbb vezetőnek.

 

Akit keresünk:

• Ügyviteli, adminisztrációs feladatok ellátásában, számlakezelésben – hasonló területen szerzett tapasztalat.

• Naprakész Excel tudás.

• Magabiztos angol nyelvtudás.

• Megbízható, pontos és precíz személyiség.

• Talpraesett, proaktív, magabiztos, jó kommunikációs készségekkel rendelkező jelentkező.